招集通知の発送時期についてお困りではございませんか
株主総会や取締役会を開催するためには、原則として招集通知の発送が必要になります。
例えば、株主総会の招集通知は公開会社では株主総会の日の２週間前までに通知を発しなければならないと定められています（会社法２９９条１項）。
具体的に何日までに発送が必要かという点に悩まれる方も多いですが、この２週間前までとは、発送日と株主総会の日の間に中２週間を置く必要があるということになります。
また、機関設計や定款の定めなどによって招集通知の発送期間が変わりますので、この点にも注意が必要です。
今回は、株主総会などの招集通知の発送時期について記載いたします。
株主総会の招集通知は公開会社では株主総会の日の２週間前までに発送する必要がある
株主総会の招集通知は公開会社では株主総会の日の２週間前までに通知を発しなければならないとされています（会社法２９９条１項）。
この２週間前までがとは具体的にいつになるかというと、発送日と株主総会の日の間に中２週間を置く必要があるとされています。
※このように起算日から過去に遡る期間についても、民法の期間計算の規定が準用または類推適用されるとするのが判例の立場です。
例えば、６月２９日が株主総会の日の場合には、中２週間を置けるように６月１４日までに招集通知を発送する必要があるということになります。
※株主総会の招集通知の場合は「通知を発しなければならない」と定められているため発送日と株主総会の開催日との間に中２週間置けば足りることになります。
これに対して、「２週間前までに通知しなければならない」といった定め方の場合には、通知の到達の日と対象の期日までの間に中２週間を置く必要があることになりますので注意が必要です。
これは通知などの効力は、相手方に到達したときに効力が生じることが原則とされているためになります。
会社法では株主総会などの招集通知について、会社の事務負担の軽減のために到達したときに効力が生じる原則に例外を設けているということになります。
一般的な非公開会社では株主総会の日の１週間前までの発送となる
非公開会社においては、ほとんどの場合で株主総会の招集通知は株主総会の日の１週間前までに発送する必要があります。
非公開会社において、株主総会の日の２週間前までの発送が必要となるのは次のような場合です。
・書面投票制度を採用する場合
・電子投票制度を採用する場合
・株主総会資料の電子提供措置を採用する場合
※これらの制度を採用して株主総会を招集するケースは非公開会社ではとても少ないですので、非公開会社において２週間前までの発送が必要となるケースはほとんどありません。
この非公開会社における株主総会の日の１週間前までとは、発送日と株主総会の日の間に中１週間を置く必要があるということになります。
そのため、例えば株主総会の日が６月２９日だとすると、中１週間を置けるように６月２１日までに招集通知を発送する必要があることになります。
取締役会を設置していない非公開会社では定款に定めれば株主総会の招集通知の発送時期を短縮できる
取締役会を設置していない非公開会社では、定款に定めることで株主総会の招集通知の発送時期を、１週間前よりもさらに短縮することができます。
株主総会の招集通知の発送時期を、株主総会の日の３日前までと定めている定款例が多いです。
株主総会の日の３日前までとは、発送日と株主総会の日の間に中３日間を置く必要があるということになります。
そのため、例えば株主総会の日が６月２９日だとすると、中３日間を置けるように６月２５日までに招集通知を発送する必要があることになります。
なお、取締役会を設置しない会社の株主総会の招集通知は口頭や電話によることもできるとされていますが、記録に残らない形での招集は後日問題になってしまう可能性もあり、書面で行われることが通常です。
そのため、こちらでは書面での招集通知を発送する前提で記載しています。
取締役会の招集通知は原則として取締役会の日の１週間前までに発送する必要がある
取締役会の招集通知は、原則として取締役会の日の１週間前までに発送する必要があります（会社法３６８条１項）。
この取締役会の日の１週間前までとは、発送日と取締役会の日の間に中１週間を置く必要があるということになります。
そのため、例えば取締役会の日が６月２９日だとすると、中１週間を置けるように６月２１日までに招集通知を発送する必要があることになります。
※取締役会の招集通知についても「通知を発しなければならない」と定められているため、招集通知の発送日と取締役会の日の間に中１週間を置く必要があることになります。
なお、取締役会の招集通知は口頭や電話によることもできるとされていますが、記録に残らない形での招集は後日問題になってしまう可能性もあり、書面行われることが通常です。
そのため、こちらでは書面での招集通知を発送する前提で記載しています。
定款に定めれば取締役会の招集通知の発送時期を短縮できる
定款に定めることで株主総会の招集通知の発送時期を、１週間前よりもさらに短縮することができます。
取締役会の招集通知の発送時期を、取締役会の日の３日前までと定めている定款例が多いです。
取締役会の日の３日前までとは、発送日と取締役会の日の間に中３日間を置く必要があるということになります。
そのため、例えば取締役会の日が６月２９日だとすると、中３日間を置けるように６月２５日までに招集通知を発送する必要があることになります。
株主総会や取締役会の招集通知の発送時期はよく確認いただくことが大切です
株主総会の招集通知の発送時期は、機関設計や定款の定めなどの状況によって変わります。
招集通知の発送時期が法定されたものより短い期間になってしまうと、招集手続きに瑕疵があるものとして決議が取消されてしまう恐れがあります。
それぞれの状況に合わせてよく期間計算を確認いただくことが大切です。
ご参考にしていただけますと幸いです。
