登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には記載されなくなった過去の登記記録を確認することが必要になった、ということはございませんか
会社の登記簿謄本には、会社に関する様々な情報が記載されておりますが、退任された役員の記録などの下線が引かれて抹消された記録や昔の合併の記録などは、一定の期間（およそ３年間）が経過すると閉鎖されて最新の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には記載されなくなります（商業登記規則４４条１項、商業登記規則３０条１項２号）。
ところが、役員の方がいつから就任されていたのかを知りたい、過去の本店移転の記録を確認したい、といった様々な理由で最新の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には記載されなくなった登記記録を確認できないか、というご相談をいただくことがございます。
今回は、このような最新の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には記載されなくなった登記記録を確認する方法についてご説明いたします。
閉鎖された登記事項を確認するために閉鎖事項証明書を取得する
退任された役員の方の記録や昔の合併の記録などのように、最新の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には記載されなくなった登記事項のことを、閉鎖された登記事項と呼びます（閉鎖事項と呼ぶこともございます。）。
このような閉鎖された登記事項は、閉鎖事項証明書を取得することで確認することができます。
閉鎖事項証明書も登記簿謄本の一種なので、誰でも取得することができます。
閉鎖事項証明書の取得手数料は、通常の登記簿謄本（履歴事項全部証明書など）と同じで、１通６００円（オンラインによる窓口交付の場合は４８０円、オンラインによる送付の場合は５００円）です。
※１通の枚数が５０枚を超えるものについては、超える枚数５０枚までごとに１００円が加算されます。
過去の役員の方のいつからいつまで在籍されていたのかの記録や会社の本店移転の変遷などといった閉鎖された登記事項に記録されている事項は、閉鎖事項証明書を取得することで確認できることが多いです。
閉鎖事項証明書はどこで取得するのか
閉鎖事項証明書も登記簿謄本の一種ですので、登記簿がコンピュータ化された後の記録であれば、どこの法務局でも通常の登記簿謄本（履歴事項全部証明書など）を取得するのと同じように取得することができます。
登記簿がコンピュータ化された後の記録だけでなく登記簿がコンピュータ化される前の記録を確認する必要がある場合には、今でも紙で保管されているため取得できる法務局が限定されますので注意が必要です。
登記簿がコンピュータ化される前の紙の記録は、会社の管轄の法務局に保管されています。
ただし、本店移転によって法務局の管轄が変わった場合には、本店移転前の紙の記録は本店移転前の管轄の法務局に保管されています。
そのため、登記簿がコンピュータ化される前に法務局の管轄を超えて本店移転されている場合には、本店移転前の閉鎖された登記事項を確認するためには、現在の管轄法務局ではなく、本店移転前の管轄法務局に閉鎖事項証明書を取得に行くことになります。
また、法務局の統廃合や管轄の変更などによって、登記簿がコンピュータ化される前の紙の記録が移動されている場合もございます。
法務局の統廃合が行われた管轄での記録が確認したい場合には、登記簿がコンピュータ化される前の紙の記録が現在保管されている法務局がどちらの法務局になるのかを、事前にご確認いただいてから取得に行かれることをお勧めいたします。
（このような登記簿謄本の取得に関する事項は、法務局に電話でご確認いただければ教えていただけることが多いです。）
必要となる登記簿がコンピュータ化される前の紙の記録が保管されている法務局が遠方の場合には、郵送でご請求いただき取得いただくことも可能です。
閉鎖された登記事項にも保管期間がある
閉鎖された登記事項にも保管期間があるため、閉鎖事項証明書を取得すれば、どんなに古い情報も確認できるとは限りませんので注意が必要になります。
閉鎖された登記記録の保存期間は閉鎖した日から２０年間とされています（商業登記規則第３４条４項２号）。
そのため、閉鎖されてから２０年以上経過した記録は確認できないこともございます。
もちろん保存期間を経過したからと言って、すぐに廃棄されるとは限りませんので、管轄の法務局によっては、登記簿の記録が残っている場合もございます。
古い記録が必要な場合には、取得に行かれる前に事前に法務局に確認することをお勧めいたします。
（やはり、事前に電話にて法務局にお問合せいただくことをお勧めいたします。）
ぜひ閉鎖事項証明書をご活用ください
会社に関する古い情報でも、閉鎖事項証明書を取得いただき閉鎖された登記記録をご確認いただくことで得られる可能性がございます。
そのような際は、ぜひ閉鎖事項証明書をご活用ください。
ご参考にしていただけますと幸いです。
